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Modalités et conditions

Orthophonie et Audiologie Canada recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels à des fins compatibles avec sa mission et sa vision en sa qualité d’association professionnelle nationale et d’administratrice des examens d’admission à la pratique pour les professionnels de l’audiologie et de l’orthophonie (ECAP) et dans le respect des lois pertinentes, incluant la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

Les renseignements personnels sont définis comme étant tout renseignement consigné concernant une personne identifiable, peu importe sous quelle forme. Les renseignements personnels comprennent notamment l’âge, le revenu, l’adresse, les détails d’ordre financier, la date de naissance et l’origine ethnique. Les renseignements individuels contenus dans les documents suivants ne sont pas considérés comme des renseignements personnels :

  •     annuaires téléphoniques publics, où une personne peut refuser que son nom figure;
  •     répertoires professionnels et commerciaux mis à la disposition du public, où une personne peut refuser que son nom figure;
  •     registres publics et dossiers judiciaires;
  •     d’autres publications imprimées ou en format électronique auxquelles le public a accès.

OAC est responsable de toutes les informations personnelles sous son contrôle, y compris celles qui sont transférées à des tiers à des fins de traitement, de stockage ou autres. L’association dispose d’un chef de la protection des renseignements personnels qui a la responsabilité de faire respecter les principes de protection des renseignements personnels contenus dans cette politique. Veuillez consulter la section « Comment communiquer avec nous [CR1] », ci-dessous, pour obtenir de l’information sur la façon de contacter le chef de la protection des renseignements personnels.

Nous vous expliquons pourquoi nous recueillons vos renseignements personnels et nous vous demandons votre consentement à les utiliser.

Orthophonie et Audiologie Canada recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels dans un but bien défini. (Si la raison pour laquelle les renseignements personnels sont recueillis ne figure pas dans la liste qui suit, l’association fournira l’information et obtiendra le consentement avant ou au moment de recueillir les renseignements.) Lorsqu’une personne transmet des renseignements personnels à Orthophonie et Audiologie Canada, l’on juge qu’elle consent à ce qu’OAC les utilise pour les raisons suivantes :

  • envoyer des communications générales à la personne, dont pour l’aviser de la tenue de l’assemblée générale des membres, de même que pour le maintien ou le renouvellement de l’adhésion à OAC, s’il y a lieu;
  • vérifier son identité;
  • traiter les inscriptions à des événements;
  • se protéger contre la fraude ou des erreurs;
  • recommander des produits, des événements et des services qu’OAC juge intéressants pour la personne;
  • traiter les inscriptions à l’ECAP en audiologie ou en orthophonie;
  • se conformer aux lois et aux exigences gouvernementales;
  • réaliser tout autre objectif qui semblerait raisonnablement évident pour la plupart des gens au moment de la collecte des renseignements.

1. Renseignements personnels et responsabilité

1.1 La chef de la direction agira à titre de chef de la protection des renseignements personnels pour l’association.

1.2 Orthophonie et Audiologie Canada a la responsabilité de veiller à ce que les renseignements personnels qui sont sous sa garde soient protégés en conformité avec la présente politique.

1.3 Orthophonie et Audiologie Canada prendra tous les moyens raisonnables pour responsabiliser ses employés et autres personnes à qui elle divulgue des renseignements personnels quant à la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, conformément aux dispositions de la présente politique.

2. Détermination des fins de la collecte de renseignements

2.1 Orthophonie et Audiologie Canada précise à quelles fins les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et divulgués avant ladite collecte de renseignements.

2.2 Orthophonie et Audiologie Canada recueille, utilise ou divulgue des renseignements personnels uniquement à des fins compatibles avec son mandat et ses principales fonctions, notamment pour fournir des services et des avantages, pour effectuer des analyses statistiques ou des recherches, pour rédiger des rapports et pour élaborer des politiques.

3. Consentement

3.1 La personne doit être informée et consentir à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels pouvant servir à l’identifier, sauf dans les cas où la loi permet de ne pas le faire.

3.2 Il n’est pas obligatoire d’informer une personne ou d’obtenir son consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels qui ne peuvent servir à l’identifier.

3.3 Les raisons pour lesquelles le consentement est demandé doivent être expliquées à la personne de manière qu’elle puisse raisonnablement comprendre comment l’information sera utilisée ou divulguée.

3.4 Orthophonie et Audiologie Canada aura recours au consentement de diverses manières, y compris au consentement implicite (renouvellement de l’adhésion, renouvellement d’abonnement), options d’acceptation facultatives (encercler oui ou non pour être exclus de la liste d’envoi transmise à des tiers) et consentement exprès (par le biais des renouvellements en ligne par clic).

3.5 Les membres doivent se voir offrir la possibilité de retirer leur consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable.

4. Collecte

4.1 Orthophonie et Audiologie Canada ne recueille que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées.

4.2 Orthophonie et Audiologie Canada recueille les renseignements personnels de façon honnête et licite.

5. Utilisation, divulgation et conservation

5.1 Orthophonie et Audiologie Canada n’utilise pas les renseignements personnels identifiables à des fins autres que celles déterminées avant leur collecte, sauf si la personne concernée y consent ou que la loi l’exige.

5.2 Par « utilisation », on entend aussi de traiter les données personnelles de manière qu’on ne puisse plus identifier qui que ce soit.

5.3 Orthophonie et Audiologie Canada permet uniquement au personnel autorisé d’accéder à certaines bases de données personnelles et de les utiliser quand cela s’avère nécessaire dans le cadre de leurs fonctions.

5.4 Les renseignements personnels ne sont conservés que le temps nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. Dans le but d’effectuer des analyses et des rapports à long terme, Orthophonie et Audiologie Canada conserve les renseignements personnels de manière permanente.

5.5 Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires pour la réalisation des fins déterminées sont détruits, effacés ou dépersonnalisés de façon sécuritaire.

5.6 Orthophonie et Audiologie Canada ne peut divulguer ou publier de renseignements anonymes (p. ex. des données agrégées) qu’après avoir pris des précautions raisonnables pour s’assurer que les personnes concernées ne peuvent être identifiées de façon prévisible en reliant ces données à d’autres.

5.7 Orthophonie et Audiologie Canada ne peut divulguer les renseignements personnels que dans les situations suivantes :

5.7.1 Le destinataire est la personne qui, à l’origine, a fourni les renseignements personnels à Orthophonie et Audiologie Canada.

5.7.2 La divulgation est exigée en vertu de la loi.

6. Exactitude

6.1 Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins pour lesquelles Orthophonie et Audiologie Canada les recueille, les utilise ou les divulgue.

6.2 Orthophonie et Audiologie Canada procède à la mise à jour des renseignements personnels lorsque cela s’avère nécessaire pour la réalisation des fins auxquelles ils sont recueillis, utilisés ou divulgués.

7. Mesures de sécurité

7.1 Orthophonie et Audiologie Canada protège les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité et à leur caractère nominatif.

7.2 Ces mesures de sécurité protègent les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre la consultation, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées. Orthophonie et Audiologie Canada protège les renseignements personnels qu’elle détient ou qu’elle transmet, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.

7.3 La nature des mesures de sécurité dépend du degré de sensibilité des renseignements qui ont été recueillis, de leur quantité, de leur répartition, de leur format, ainsi que des méthodes de conservation utilisées. Les renseignements dont le degré de sensibilité est plus élevé devraient bénéficier d’un niveau de protection plus élevé.

7.4 Il faut prendre des précautions lors de la destruction ou du retrait des renseignements personnels afin d’empêcher les personnes non autorisées d’y accéder.

 7.5 Orthophonie et Audiologie Canada informe ses employés au sujet de l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels dans leur contrat de travail.

8. Transparence

8.1 Orthophonie et Audiologie Canada doit rendre facilement accessibles les informations spécifiques sur ses politiques et ses pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.

9. Accès aux renseignements personnels

9.1 Orthophonie et Audiologie Canada doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels à son sujet, de l’usage qui en est fait ou de leur divulgation, ainsi que par qui ils ont été recueillis et à qui ils ont été divulgués.

9.2 Une personne doit avoir le droit d’accéder aux renseignements personnels qui la concernent, d’en contester l’exactitude ou l’intégralité et d’y faire apporter des corrections, s’il y a lieu, ce qui peut inclure la correction, l’élimination ou l’ajout de renseignements.

9.3 Orthophonie et Audiologie Canada répond à une personne qui demande de corriger ses données personnelles dans un délai raisonnable.

9.4 Lorsqu’une province avec laquelle il existe une entente conjointe avise Orthophonie et Audiologie Canada qu’une personne a su démontrer que les renseignements personnels son inexacts ou incomplets, Orthophonie et Audiologie Canada apporte les modifications nécessaires aux renseignements qu’elle a recueillis.

10. Plainte à l’égard du non-respect de la politique et façon de communiquer avec nous

10.1 Une personne peut déposer une plainte concernant le non-respect de la politique de protection des renseignements personnels d’Orthophonie et Audiologie Canada auprès de la chef de la protection des renseignements personnels d’Orthophonie et Audiologie Canada, laquelle est responsable de faire respecter cette politique chez Orthophonie et Audiologie Canada.

10.2 Vous pouvez communiquer en tout temps avec nous par courriel afin d’entrer en contact avec notre chef de la protection des renseignements personnels.